HR-Software: Wie funktioniert ein HR-ERP-System und was kann es leisten?

In Kreisen von Personalmanagern ist bekannt, dass die Technologie ein großer Gewinn für die Personalabteilung ist. Dennoch verliert man leicht den Überblick bei all den Angeboten und Neuentwicklungen, die derzeit auf dem Markt sind und es fällt schwer, hier Schritt zu halten.

Von daher möchten wir uns heute einmal mit dem sogenannten ERP-System befassen und schauen, was es für Personalabteilungen so alles leisten kann. ERP-Systeme gibt es schon seit längerer Zeit in Unternehmen. Sie wurden zur Integration und Unterstützung von Geschäftsführungen entwickelt und umfassen daher auch Module für die Personalverwaltung.

Was ist eigentlich ein ERP-System?

ERP steht für Enterprise Resource Planning, also der Geschäftsressourcenplanung. Diese Software ermöglicht es Unternehmen, unterschiedliche Geschäftsbereiche zu verwalten, am meisten Sinn macht es wohl im Personalwesen. ERPs sind hauptsächlich für größere Unternehmen und Konzerne erschaffen worden, die ein umfassendes Managementsystem benötigen und Geschäftsprozesse steuern wollen. ERPs bestehen also aus verschiedenen Komponenten, die sich mit bestimmten Bereichen des Unternehmens befassen, u.a. eben auch das Personalwesen.

Das Ziel eines ERPs für das Personalwesen besteht darin, administrative Aufgaben zu automatisieren und interne Abläufe zu optimieren, um den entsprechenden Mitarbeitern viel Zeit und Arbeit zu ersparen. Diese Softwarelösung kann für die Verwaltung, Gehaltsabrechnungen, Personalbeschaffungsmaßnahmen, Evaluierungen und Stellenanzeigen verwendet werden. All dies ist in einem einzigen Programm integriert, was die allgemeine Verwaltung und Entscheidungsfindung massiv erleichtert.

Was sind die Unterschiede zwischen einem ERP und einem HRMS?

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl verschiedener digitaler Tools, die die Arbeit von Personalabteilungen erheblich erleichtern können. Eines davon ist das sogenannte Human Resources Management System (HRMS). Dieses HR System wurde eigens entwickelt, um die Personalabteilungsabläufe zu verwalten, zu digitalisieren und zu automatisieren.

Da es sich dabei gewissermaßen um eine fachbezogene Software handelt, die im Gegensatz zu den ERPs nicht Teil einer umfassenderen Plattform ist, verfügt sie über ein zuverlässigeres System mit zahlreichen Funktionen.

ERP-System Funktionen im Personalmanagement

Ein ERP-System besteht aus einer Reihe von verschiedenen Bausteinen, die unterschiedliche Geschäftsbereiche bedienen. Der Personalbereich trägt in der Regel dazu bei, die Aufgaben zu automatisieren, die den größten Teil der Zeit dieser Abteilung in Anspruch nehmen.

Bei der Suche nach einem ERP für die Personalverwaltung sollte man zwingend darauf achten, ein ERP mit so vielen Funktionen wie möglich zu wählen. Einige der Wichtigsten sind:

  • Verwaltung der Personaldatenbank: Speicherung und Verwaltung der persönlichen Mitarbeiterdaten
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung: Kontrolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung und ggf. Anpassungen
  • Zeiterfassung: Digitales Ein- und Ausstempeln
  • Mitarbeiterschulung und -entwicklung: Entwurf und Entwicklung interner Schulungsprogramme des Unternehmens
  • Recruiting: Durchführung von Auswahlverfahren, Veröffentlichung von Stellenangeboten
  • Berichte und Analytics: Erstellung von KPI-Reports, um bessere Entscheidungen in der Personalabteilung zu treffen.

Darüber hinaus sind viele HR-ERPs Cloud-basiert, so dass Mitarbeiter von jedem Ort und von jedem Gerät aus auf die Informationen zugreifen können.

Im Vergleich: Funktionen eines HRMS

  • Gehaltsabrechnung: Erfassen und Kontrolle von Gehaltsanpassungen, Weiterleitung von Informationen an Personalverantwortliche oder zuständige Stelle
  • Zeiterfassung: Arbeitsrechtliche Bestimmungen durch digitale Ein- und Ausstempeln einhalten. Diese Daten werden vier Jahre lang gespeichert
  • Mitarbeiterportal: Mitarbeiter können auf Informationen zugreifen, die für sie relevant sind (Urlaub, Lohnzettel etc.)
  • Workflows: Automatisierte Aufgaben sparen Zeit
  • Abwesenheitsmanagement: Urlaubsverwaltung und Genehmigung von Abwesenheiten der Mitarbeiter über einen einzigen Kanal
  • Performance Management: Konzeption und Durchführung von Leistungsbeurteilungen innerhalb des Unternehmens
  • Recruiting und Auswahlverfahren: Unterstützung bei der Personalauswahl durch Herausfiltern von Lebensläufen, zusammengeführte Kommunikation, Konzeption des Bewerbungsgesprächs etc.
  • Organigramm: Gestaltung der Organisationsstruktur, um interne Abläufe besser zu verstehen
  • Mitarbeiterbefragungen: Automatischer Versand von Fragebögen zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Berichterstattung und Analytics: Automatische und konfigurierbare Berichte mit wertvollen Informationen für die Personalabteilung

Fazit:

Es gibt es erhebliche Unterschiede zwischen einem ERP und einem HRMS. Der Hauptunterschied besteht darin, dass ein ERP aus betriebswirtschaftlicher Sicht konzipiert wurde und ein HRMS den spezifischen Bedürfnissen einer Personalabteilung dient.

Ein qualitativ hochwertiges HRMS deckt die meisten alltäglichen Prozesse in der Personalverwaltung ab. Diese Systeme wurden geschaffen, um Zeit zu sparen, die Effizienz und den strategischen Einfluss der Abteilung innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Und aus diesem Grund enthalten sie Funktionen, die man in einem ERP nicht finden wird. Vergleichen wir diese verschiedenen Systeme wie hier oben, so wird schnell klar, dass ERPs lange nicht so viele für Personalabteilungen relevante Funktionen anbieten wie HRMS. Das HRMS gewinnt hier haushoch.

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